طرح پیشنهادی یا پروپوزال مهمترین عنصر در انجام یک پروژه است. هر پروژه ای در هر حوزه ی تخصصی قبل از انجام، نیاز به مطالعه و بررسی همه جانبه دارد. چرا که در صورت انجام ندادن بررسی های لازم قبل از انجام پروژه ، مشکلات عدیده ای بر سر راه پروژه به وجود خواهد آمد. پروپوزال پاسخی به درخواست طرح پیشنهادی (RFP) است. در واقع پروژه از یک نیاز آغاز و مشخصات و جزییات نیاز در RFP توسط کارفرما مشخص می شود. مجری پروژه باید در پاسخ به نیاز کارفرما (که جزییات آن در RFP مشخص شده است)، پس از مطالعات و بررسی های مختلف، طرح مورد نظر خود یا همان پروپوزال را جهت بررسی کارفرما ارسال نماید. در صورتی که طرح پیشنهادی مورد قبول کارفرما واقع شود دو طرف طی یک قرارداد همکاری خود را آغاز می کنند. در اینجا به بررسی قسمت های اصلی یک پروپوزال مناسب می پردازیم. امیدواریم با رعایت مواردی که در ادامه خواهد آمد به بهترین نتایج دست یابید.

در این بخش مجری باید به صورت کامل مشخصات خود و افرادی که در پروژه همکاری دارند را بیان نماید. در صورتی که مجری شخصیت حقوقی است اطلاعات مربوط به شرکت نیز باید اضافه شود. برای اینکه کارفرما شناخت بهتری نسبت به مجری پیدا کند پیشنهاد می شود رزومه فردی یا شرکتی نیز به پروپوزال پیوست شود. در صورتی که مجری رزومه موفق و مرتبط با موضوع داشته باشد به طور حتم در نظر کارفرما تاثیر به سزایی خواهد داشت. برای گرفتن نتیجه بهتر رزومه خود یا شرکت را ضمیمه کنید. رزومه فعالیت ها اگر تصویری و عینی باشد موثرتر است. به موارد زیر در رزومه اشاره کنید:

در ادامه جداول پیشنهادی برای ارائه مشخصات آورده می شود :

در این قسمت باید متناسب با شرح نیازی (RFP)که کارفرما تعریف نموده است، طرح مورد نظر خود را به صورت جزیی و موشکافانه ارائه دهید. در ادامه مواردی که در این بخش بهتر است اشاره کنید آورده می شود :

مهمترین و تعیین کننده ترین قسمت پروپوزال برآورد زمان و هزینه است. در این قسمت باید فازهای مختلف پروژه مشخص شود و برای هر فاز زمان و هزینه لازم مشخص شود. جدول گام نمای زمانی طرح (گانت چارت) ابزاری است که به صورت مشخص و جامع زمان و هزینه های مورد نیاز یک طرح را به نمایش می گذارد. جدول پیشنهادی گانت چارت به این صورت است :

نکات جدول گانت چارت :

در خصوص فاز بندی کار دقت لازم را به کار ببرید و تا جای ممکن پروژه را به فازهای کوچک تر تبدیل کنید.

مدت زمان انجام هر گام را معقولانه انتخاب نمایید. معیار نفر ساعت در واقع مجموع زمانی است که افراد مختلف برای به ثمر رساندن یک فاز انجام می دهند.

در قسمت مدت زمان به توالی کارها توجه نمایید. ممکن است بعضی فعالیت ها به صورت موازی جلو بروند یا ممکن است یک فعالیت بعد از به اتمام رسیدن گام بعدی شروع شود.

در این مقاله سعی کردیم به نکات مهم در خصوص نگارش پروپوزال اشاره کنیم. پروپوزال هر چه غنی تر و پر محتواتر باشد احتمال موفقیت در انجام پروژه را افزایش می دهد بنابراین در صورتی که موارد دیگری را لازم می دانید حتما به پروپوزال خود اضافه کنید.